Εργαλείο ποιοτικού ελέγχου για χρήση στο Confluence Cloud
Η εύρεση του καταλληλότερου εργαλείου Ποιοτικού Ελέγχου (Quality Auditing) για τις ανάγκες της εταιρείας σας ενδέχεται να είναι μια δύσκολη διαδικασία, καθώς υπάρχουν αρκετές ενδιαφέρουσες επιλογές στην αγορά. Ωστόσο, σε αυτό το άρθρο, θα αναφερθούμε στην εφαρμογή QC Documents, ένα εργαλείο ποιοτικού ελέγχου (QA) για χρήση στο Confluence Cloud που θα φανεί ιδιαίτερα χρήσιμο για την επιχείρησή σας.
Εδώ θα δούμε ένα παράδειγμα για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την εφαρμογή για επιτυχημένα έργα ποιοτικού ελέγχου (QA). Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι ένας πίνακας με τις σελίδες σας και τις ιδιότητές τους, όπως η πιο πρόσφατη έκδοση, πότε πραγματοποιήθηκε η τελευταία αξιολόγηση του εγγράφου, από ποιον αξιολογήθηκε και πόσες φορές προβάλλεται αυτή η σελίδα σε καθημερινή βάση, κ.λπ.
Γιατί ο Ποιοτικός Έλεγχος είναι σημαντικός
Ο Ποιοτικός Έλεγχος είναι κρίσιμος για έναν οργανισμό, προκειμένου να διασφαλιστεί το μέγιστο όφελος μέσω της αξιολόγησης της επιτυχίας διεργασιών, προϊόντων και συστημάτων. Ο Ποιοτικός Έλεγχος είναι ένα σημαντικό εργαλείο εάν επιθυμείτε:
- Να προσδιορίσετε τη συμμόρφωση των Συστημάτων Ποιότητας με συγκεκριμένες απαιτήσεις,
- Να αξιολογήσετε αντικειμενικά αποδεικτικά στοιχεία των διεργασιών,
- Να παρέχετε στοιχεία για τη μείωση και την εξάλειψη προβληματικών τομέων,
- Να διασφαλίσετε ότι τα προϊόντα είναι κατάλληλα για τον σκοπό τους, ασφαλή για τους καταναλωτές και σύμφωνα με τους κανονισμούς,
- Να προσδιορίσετε αν η Πολιτική Ποιότητας της εταιρείας σας πληροί τα Πρότυπα Ποιότητας,
- Να προβείτε σε Διορθωτικές Ενέργειες για ελλείψεις, και
- Να εντοπίσετε Ευκαιρίες για Βελτίωση.
Πώς να δημιουργήσετε ένα εργαλείο Ποιοτικού Ελέγχου στο Confluence Cloud
Για τους σκοπούς του άρθρου, θα υποθέσουμε ότι επιθυμείτε ένα τέτοιο εργαλείο για να ελέγχετε τις διαδικασίες της εταιρείας σας και πότε αξιολογήθηκαν για τελευταία φορά, από ποιον, ποια είναι η πιο πρόσφατη έκδοση της σελίδας κ.λπ.
Βήμα 1: Προσθήκη Ιδιοτήτων Σελίδας και Ετικετών (Labels)
Κάτι που θα σας βοηθήσει πολύ κατά τη ρύθμιση και τη χρήση των εφαρμογών QC Documents είναι η μακροεντολή ιδιοτήτων σελίδας (page properties macro). Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να την προσθέσετε στις σελίδες σας και στη συνέχεια να εισαγάγετε δεδομένα μέσα σε αυτήν.
Τώρα είναι η ώρα να προσθέσετε έναν πίνακα με τα στοιχεία της σελίδας που σας ενδιαφέρουν μέσα στη μακροεντολή Ιδιοτήτων Σελίδας (Page Properties macro). Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης θα δείτε ότι στην αριστερή στήλη του πίνακα έχω προσθέσει όλες τις επικεφαλίδες μου και στη δεξιά έχω προσθέσει τη μακροεντολή QC Page Property. 
Μια ενδιαφέρουσα μακροεντολή που υλοποιήθηκε πρόσφατα στην εφαρμογή QC Documents είναι η μακροεντολή Ημερομηνία Λήξης (Expiration Date) , την οποία μπορείτε να δείτε στις τελευταίες γραμμές του πίνακα.
Το χρωματικό στυλ της μακροεντολής θα σας ενημερώσει εάν έχει παρέλθει η ημερομηνία λήξης της σελίδας και επομένως θεωρείται ληγμένη, ή εάν πλησιάζει, οπότε θα εμφανιστεί είτε ως προειδοποίηση είτε με το προεπιλεγμένο στυλ της.
Μια άλλη ενδιαφέρουσα μακροεντολή είναι η QC Μέσος Όρος Προβολών (QC Average Views) που σας επιτρέπει να εμφανίσετε τον μέσο όρο των προβολών σελίδας:
- σε καθημερινή βάση (για τις τελευταίες 7 ημέρες),
- σε εβδομαδιαία βάση (για τις τελευταίες 4 εβδομάδες), και
- σε μηνιαία βάση (για τους τελευταίους 3 μήνες).
Όλα καλά μέχρι στιγμής! Έχουμε προσθέσει πίνακες με ιδιότητες σελίδας μέσα σε αυτές τις σελίδες, αλλά πώς μπορούμε να τους δούμε όλους μαζί στο ίδιο μέρος; Λοιπόν, καταρχάς, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ετικέτες (labels). Στο παράδειγμά μας έχουμε τις ακόλουθες σελίδες:
και μέσα σε αυτές τις γονικές σελίδες, υπάρχουν επίσης κάποιες θυγατρικές (children). Για παράδειγμα, κάτω από τη σελίδα Ανθρώπινου Δυναμικού (HR) βρίσκονται τα εξής:
Για να ελέγξουμε αυτές τις σελίδες χρησιμοποιούμε την ίδια ετικέτα σε όλες (στην περίπτωσή μας η ετικέτα είναι hr), έτσι όλες οι θυγατρικές σελίδες έχουν μια μακροεντολή Ιδιοτήτων Σελίδας με στοιχεία όπως Τίτλος, ID, Έκδοση κ.λπ., και την ετικέτα hr, και εμφανίζονται κάπως έτσι:
Βήμα 2: Δημιουργία Αναφοράς Ιδιοτήτων Σελίδας
Όλες αυτές οι θυγατρικές σελίδες εμφανίζονται στη γονική σελίδα, HR, χρησιμοποιώντας τη μακροεντολή Report (Page Properties Report macro), και μπορείτε να επιλέξετε ποιες στήλες θέλετε να δείτε. Στο παράδειγμά μας επιλέξαμε την έκδοση της σελίδας, τον κάτοχο των σελίδων, την ημερομηνία επόμενης αξιολόγησης (Next Review Date) και τις μέσες στατιστικές (Average Stats). 
Και έτσι το QC Documents μπορεί να αποτελέσει ένα πολύ καλό εργαλείο για χρήση στο Confluence Cloud, για τους δικούς σας σκοπούς Ποιοτικού Ελέγχου.
Δοκιμάστε σήμερα την εφαρμογή QC Documents κατεβάζοντάς την από το Atlassian Marketplace.