Πώς μια εταιρεία που λειτουργεί με το μοντέλο remote-first μπορεί να επωφεληθεί από το ISO 45001

Τέσσερα χρόνια μετά την πανδημία, πολλές εταιρείες εξακολουθούν να προτιμούν την εξ αποστάσεως εργασία για διάφορους λόγους, αν και οι προκλήσεις για μια εταιρεία που λειτουργεί με το μοντέλο remote-first μπορεί να διαφέρουν. Σε αυτό το άρθρο, συζητάμε την καθημερινότητα των εργαζομένων εξ αποστάσεως, τους τρόπους με τους οποίους οι remote-first εταιρείες μπορούν να τους υποστηρίξουν, τις προκλήσεις για την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων, καθώς και τα οφέλη του ISO 45001 για τις επιχειρήσεις.

Ενώ εργάζονται από το σπίτι, οι υπάλληλοι καλούνται να διαμορφώσουν τον χώρο τους έτσι ώστε να μπορούν να ολοκληρώνουν τα καθήκοντά τους χωρίς να διακυβεύεται η σωματική και συναισθηματική τους υγεία, ή ακόμη και να μαθαίνουν νέες δεξιότητες ή τη χρήση νέων εργαλείων για να συμβαδίζουν με την εργασία τους.

Η καθημερινή ρουτίνα ενός εργαζομένου εξ αποστάσεως

Η GitLab έχει δημοσιεύσει ένα πολύ ενδιαφέρον άρθρο σχετικά με την καθημερινή ζωή του "μέσου" εργαζομένου εξ αποστάσεως, παρουσιάζοντας παραδείγματα των υπαλλήλων της. Ιδού πώς διαμορφώνεται η τυπική τους ημέρα:

• Πρωί: Τα πρωινά είναι συνηθισμένα για πολλούς ανθρώπους· σηκώνονται πριν από την εργασία για να απολαύσουν ένα φλιτζάνι καφέ ή τσάι, αφιερώνουν χρόνο μετά την αφύπνιση για να ασχοληθούν με τα κατοικίδιά τους, ή ξυπνούν από τα παιδιά ή τους θορυβώδεις γείτονές τους.
• Μεσημέρι: Είναι η ώρα της ημέρας όπου παρατηρούμε ανθρώπους να προτιμούν διάφορες δραστηριότητες, όπως βόλτα με τον σκύλο, τρέξιμο, παραλαβή των παιδιών από το σχολείο ή έναρξη της εργασίας τους το απόγευμα. Ωστόσο, ένα κοινό στοιχείο για όλους είναι ότι, αν ο καιρός είναι καλός, είναι απαραίτητο να απολαύσουν λίγο χρόνο στον ήλιο.
• Βράδυ: Όταν έρχεται το βράδυ, είναι ώρα για χαλάρωση! Οι άνθρωποι με παιδιά εστιάζουν στον οικογενειακό χρόνο, ενώ άλλοι μπορεί να επιλέξουν να μαγειρέψουν, να δειπνήσουν έξω ή να παίξουν βιντεοπαιχνίδια. Ωστόσο, εάν η εργασία σας ξεκινά το απόγευμα, το βράδυ σάς βρίσκει να εκτελείτε τα καθήκοντά σας.

Υπάλληλοι εξ αποστάσεως και παραγωγικότητα: Τι χρειάζονται;

Πριν από λίγους μήνες, η Atlassian δημοσίευσε ένα άρθρο σχετικά με το τι χρειάζονται οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως για να είναι παραγωγικοί, και τα συμπεράσματα ήταν αναμενόμενα.

• Όλοι οι άνθρωποι είναι διαφορετικοί και έχουν διαφορετικές ανάγκες στην καθημερινή τους ζωή, και το ίδιο ισχύει και για την εργασία τους.
• Κάποιοι υπάλληλοι μπορεί να είναι πιο παραγωγικοί εργαζόμενοι από το σπίτι, ενώ άλλοι επιτυγχάνουν περισσότερα όταν βρίσκονται στο γραφείο.
• Ο τρόπος διάρθρωσης του προγράμματος παίζει επίσης σημαντικό ρόλο στην παραγωγικότητα του υπαλλήλου, καθώς κάποιοι προτιμούν ένα πιο δομημένο πρόγραμμα, ενώ άλλοι προτιμούν την ευελιξία.
• Όλοι οι εργοδότες πρέπει να έχουν κατά νου ότι δεν είναι καθοριστικό αν οι υπάλληλοι εργάζονται από το γραφείο, το σπίτι ή ακόμα και από μια καφετέρια, το σημαντικότερο είναι να διαθέτουν άρτια δομημένες πολιτικές που θα υποστηρίζουν την επιτυχία και την παραγωγικότητα των υπαλλήλων.

Αντιμετωπίζοντας τις προκλήσεις των remote-first χώρων εργασίας

Οι εταιρείες που μεταβαίνουν σε ένα μοντέλο remote-first αντιμετωπίζουν μια μοναδική σειρά προκλήσεων. Σε πρόσφατη δημοσίευση (John Wells et al., 2023) στα Sage Journals, οι συγγραφείς ανέδειξαν 3 από τις σημαντικότερες προκλήσεις που έχει να αντιμετωπίσει μια remote-first εταιρεία.

1. Σωματικές επιπτώσεις: Κατά την εργασία από το σπίτι, πολλοί υπάλληλοι ενδέχεται να στερούνται τον κατάλληλο εργονομικό εξοπλισμό, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει μια ευρεία ποικιλία δυσφοριών, όπως πόνο στη μέση, πόνο στον αυχένα, ένταση στα χέρια, καρπούς και ώμους. Η εργασία από το σπίτι έχει επηρεάσει επίσης τις φωνητικές οδούς των εργαζομένων, προκαλώντας ξηρότητα και δυσφωνία.
2. Ψυχολογικές επιπτώσεις: Η εργασία εξ αποστάσεως έχει διάφορους αντίκτυπους στην ψυχική υγεία του υπαλλήλου. Οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως τείνουν να είναι λιγότερο αγχωμένοι και υπό χρονική πίεση, επηρεάζοντας και την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Με χαμηλότερα επίπεδα σύγκρουσης μεταξύ εργασίας και οικογένειας, οι υπάλληλοι είναι περισσότερο αφοσιωμένοι στα καθήκοντά τους και λιγότερο εξαντλημένοι, οδηγώντας πολλές εταιρείες στην υιοθέτηση ενός remote-first μοντέλου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως εμφάνισαν μεγαλύτερο άγχος, αλλά αυτό το ζήτημα μετριάστηκε με την πρόταση ενός υβριδικού μοντέλου εξ αποστάσεως εργασίας και εργασίας στο γραφείο.
3. Συμπεριφορές υγείας: Η μετάβαση σε ένα μοντέλο εργασίας εξ αποστάσεως επηρεάζει επίσης την ατομική υγεία. Διαπιστώθηκε ότι οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως τείνουν να περνούν περισσότερο χρόνο καθιστοί και να είναι λιγότερο σωματικά δραστήριοι σε σύγκριση με εκείνους που εργάζονται σε ένα παραδοσιακό γραφείο. Ο χρόνος ορθοστασίας και η ελαφριά σωματική δραστηριότητα διαπιστώθηκε ότι είναι χαμηλότερα για τους υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι· ωστόσο, οι έχοντες κατοικίδια είναι πιο πιθανό να ασκούνται. Μείωση του γονεϊκού άγχους παρατηρήθηκε σε εργαζόμενες μητέρες που ασχολούνται με σωματική δραστηριότητα μέτριας έντασης.

Η αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων απαιτεί προληπτικά μέτρα και δέσμευση στην προτεραιοποίηση τόσο της παραγωγικότητας όσο και της ευημερίας των εργαζομένων εξ αποστάσεως. Αντιμετωπίζοντας αυτά τα ζητήματα, οι remote-first εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν ακμάζοντα εικονικά εργασιακά περιβάλλοντα που οδηγούν στην επιτυχία.

Συμβουλές για ένα υγιές περιβάλλον εργασίας εξ αποστάσεως

Η Atlassian έχει δημοσιεύσει επίσης έναν οδηγό για εργοδότες με συμβουλές για την υποστήριξη των εργαζομένων εξ αποστάσεως. Ακολουθούν οι συμβουλές που προτείνονται:

Υπερ-επικοινωνία Χρησιμοποιήστε το Slack για να κρατάτε όλους τους υπαλλήλους ενημερωμένους με σημαντικές πληροφορίες.

Τακτικές συναντήσεις check-in Αφιερώστε χρόνο για να προγραμματίσετε ατομικές συναντήσεις check-in με τους υπαλλήλους σας.

Το κατάλληλο περιβάλλον είναι καθοριστικό Λάβετε υπόψη τις διαφορετικές ανάγκες κάθε ατόμου και παρέχετέ τους τον απαραίτητο εξοπλισμό.

Μην ξεχνάτε τις ζώνες ώρας Η εργασία εξ αποστάσεως επιτρέπει στις εταιρείες να απασχολούν άτομα από όλο τον κόσμο, οπότε να έχετε επίγνωση των τοπικών ζωνών ώρας πριν προγραμματίσετε συναντήσεις.

Καταγράψτε τα πάντα Είναι σημαντικό να διατηρείτε όλους τους υπαλλήλους ευθυγραμμισμένους, οπότε αφιερώστε χρόνο για να κρατάτε σημειώσεις και να διαθέτετε έναν κοινόχρηστο χώρο για ρόλους, αρμοδιότητες κ.λπ.

Χτίστε συνήθειες εικονικής ομάδας Το πιο απλό που μπορείτε να κάνετε είναι να ξεκινάτε όλες τις συναντήσεις με ένα προσωπικό check-in για να διατηρείτε μια αίσθηση σύνδεσης.

Η συναισθηματική υγεία είναι σημαντική Η επαγγελματική εξουθένωση (burnout) είναι πραγματική, οπότε μην ξεχνάτε να ελέγχετε τακτικά τη συναισθηματική υγεία της ομάδας σας.

Διαφάνεια σχετικά με τα καθήκοντά σας Ενημερώστε τους συναδέλφους σας για τα καθήκοντα στα οποία εργάζεστε ή ακόμα και για μια δραστηριότητα, όπως ένα διάλειμμα για μεσημεριανό γεύμα ή μια βόλτα στον ήλιο.

Μην ξεχνάτε ότι όλοι είναι άνθρωποι και δείξτε ενσυναίσθηση Δεν χρειάζεται να αποκαλύπτετε υπερβολικά πληροφορίες που προτιμάτε να κρατάτε για τον εαυτό σας, αλλά να είστε ειλικρινείς με την ομάδα σας για να τους κάνετε να νιώθουν πιο άνετα.

Συμβουλές για εργασία από το σπίτι

Πώς μπορεί το ISO 45001 να βοηθήσει σε αυτές τις προκλήσεις;

Τι είναι το ISO 45001; Το ISO 45001 είναι το διεθνές πρότυπο που καθορίζει τις απαιτήσεις για ένα σύστημα διαχείρισης της υγείας και ασφάλειας στην εργασία, παρέχοντας ένα πλαίσιο για τους οργανισμούς ώστε να διαχειρίζονται τους κινδύνους και να βελτιώνουν τις επιδόσεις τους στον τομέα της Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία (ΥΑΕ).

Χρησιμοποιεί τη μεθοδολογία Σχεδιάζω-Εκτελώ-Ελέγχω-Βελτιώνω (Plan-Do-Check-Act), εφαρμόζεται σε οργανισμούς κάθε μεγέθους και μπορεί να συνδυαστεί με άλλα πρότυπα ISO για να παρέχει ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης.

Γιατί είναι σημαντικό το ISO 45001; Το ISO 45001 είναι κρίσιμο για μια remote-first εταιρεία επειδή διασφαλίζει ότι το σύστημα διαχείρισης Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία (ΥΑΕ) της εταιρείας είναι επαρκές ακόμα και όταν οι υπάλληλοι εργάζονται εξ αποστάσεως. Ιδού γιατί είναι σημαντικό και πώς μια remote-first εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί:

• Διασφάλιση ασφάλειας: Το ISO 45001 βοηθά την εταιρεία να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως έχουν ένα ασφαλές εργασιακό περιβάλλον, ακόμη και όταν δεν βρίσκονται φυσικά σε έναν παραδοσιακό γραφειακό χώρο. Θέτει πρότυπα για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση κινδύνων ασφαλείας που σχετίζονται με την εξ αποστάσεως εργασία, όπως εργονομικά ζητήματα, διαμόρφωση του οικιακού γραφείου και υποστήριξη της ψυχικής υγείας.
• Νομική συμμόρφωση: Η προσήλωση στο ISO 45001 αποδεικνύει τη δέσμευση της εταιρείας στην ικανοποίηση των νομικών απαιτήσεων που σχετίζονται με την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία, ανεξάρτητα από το πού εργάζονται οι υπάλληλοι. Αυτό βοηθά στον μετριασμό των νομικών κινδύνων και των πιθανών ευθυνών που σχετίζονται με την εξ αποστάσεως εργασία.
• Βελτιωμένη απόδοση: Η εφαρμογή του ISO 45001 μπορεί να οδηγήσει σε βελτιωμένες επιδόσεις ΥΑΕ, ακόμη και σε ένα remote-first μοντέλο. Διαχειριζόμενη συστηματικά τους κινδύνους για την υγεία και την ασφάλεια χρησιμοποιώντας τη μεθοδολογία Σχεδιάζω-Εκτελώ-Ελέγχω-Βελτιώνω, η εταιρεία μπορεί να εντοπίσει τομείς προς βελτίωση και να λάβει προληπτικά μέτρα για την ενίσχυση των μέτρων ασφαλείας για τους εργαζομένους εξ αποστάσεως.
• Ενισχυμένη ευημερία εργαζομένων: Η προτεραιοποίηση της υγείας και ασφάλειας στην εργασία μέσω του ISO 45001 καλλιεργεί μια κουλτούρα φροντίδας και ενδιαφέροντος για την ευημερία των υπαλλήλων, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε remote-first εταιρείες, όπου η φυσική απόσταση μπορεί να αυξήσει τα αισθήματα απομόνωσης ή αποσύνδεσης. Αυτό μπορεί να ενισχύσει το ηθικό, την ικανοποίηση και την παραγωγικότητα των υπαλλήλων.
• Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα: Η πιστοποίηση κατά ISO 45001 μπορεί να χρησιμεύσει ως ανταγωνιστικό διαφοροποιητικό στοιχείο για μια remote-first εταιρεία, σηματοδοτώντας στους πελάτες, τους συνεργάτες και τους πιθανούς υπαλλήλους ότι η εταιρεία λαμβάνει σοβαρά υπόψη την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία και διαθέτει στιβαρά συστήματα για να διασφαλίσει την ευημερία του remote εργατικού δυναμικού της.

Γιατί είναι σημαντικό το ISO 45001;

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Confluence Cloud για την τεκμηρίωση του ISO 45001 (ΥΑΕ);

Οι remote-first εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Confluence Cloud για να υποστηρίξουν την τεκμηρίωση του ISO 45001 με διάφορους τρόπους.

Το Confluence μπορεί να λειτουργήσει ως το κεντρικό αποθετήριο για όλη την τεκμηρίωση Υγείας & Ασφάλειας στην Εργασία (ΥΑΕ), επιτρέποντας στους remote υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε βασικά έγγραφα, όπως πολιτικές ΥΑΕ, διαδικασίες, αξιολογήσεις και αρχεία, από οπουδήποτε κι αν εργάζονται, αρκεί να έχουν σύνδεση στο διαδίκτυο. Ορισμένα άλλα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

• Συνεργατικούς χώρους εργασίας,
• Έλεγχο έκδοσης και ροές εργασίας έγκρισης,
• Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση,
• Αναφορά και διερεύνηση περιστατικών,
• Συνεχή βελτίωση,
• Ενσωμάτωση με πρόσθετα εργαλεία.

Τι είναι το Πρότυπο ISO 45001:2018 για το Confluence Cloud;

Το Πρότυπο ISO 45001:2018 για το Confluence Cloud είναι ένα έτοιμο προς χρήση πρότυπο χώρου που μπορείτε να εισαγάγετε στην εγκατάσταση του Confluence Cloud και να ξεκινήσετε με το Σύστημά σας Υγείας & Ασφάλειας στην Εργασία. Καλύπτει όλες τις πολιτικές και τις διεργασίες που απαιτούνται για το πρότυπο ISO 45001 και περιλαμβάνει πρότυπα χώρου για τη δημιουργία των Μητρώων σας.

Πώς λειτουργεί;

Για να χρησιμοποιήσετε το Πρότυπο ISO 45001:2018, πρέπει να έχετε πρώτα μια άδεια Confluence Cloud. Στη συνέχεια, τα βήματα είναι απλά:

1. Εγκαταστήστε την εφαρμογή QC Template Launcher στον ιστότοπο Confluence.
2. Επισκεφθείτε το ηλεκτρονικό μας κατάστημα για να αγοράσετε μια άδεια για το Πρότυπο ISO 45001.
3. Μεταβείτε στον ιστότοπο Confluence και κάντε κλικ στο Apps -> QC Template Launcher.
4. Αντιγράψτε το κλειδί άδειας που σας στείλαμε και επικολλήστε το στο πεδίο "License Key", κάντε κλικ στο "Check".
5. Διαμορφώστε τον νέο σας χώρο. Δώστε ένα όνομα χώρου και ένα κλειδί χώρου και κάντε κλικ στο "Import".
6. Μόλις εισαχθεί ο χώρος, μπορείτε να ξεκινήσετε την εργασία στο Σύστημά σας ΥΑΕ. Η "Implementation Checklist" (Λίστα Ελέγχου Υλοποίησης) που θα βρείτε στον χώρο σας είναι ο οδηγός σας για όλες τις προσαρμογές και τροποποιήσεις που θα χρειαστεί να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι το πρότυπο ανταποκρίνεται τέλεια στις ανάγκες σας.

Προσαρμόστε την τεκμηρίωση ΥΑΕ με τη βοήθεια της Λίστας Ελέγχου Υλοποίησης

Χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια;

Είμαστε πάντα χαρούμενοι να σας βοηθήσουμε και να σας παρέχουμε την απαραίτητη υποστήριξη ώστε να μπορέσετε να εφαρμόσετε το δικό σας ISO 45001 και να λάβετε το επιθυμητό πιστοποιητικό, οπότε μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για οποιοδήποτε ζήτημα ή ανησυχία μπορεί να έχετε.